Organiser son travail par blocs de temps

Toi aussi tu as du mal à tout faire rentrer dans une journée ? Ou peut-être ta liste est trop longue et tu ne sais pas par quel bout la prendre ?

Une des méthodes que j’aime pour organiser mon temps de travail est la méthode des blocs. Cela permet de planifier sa journée ou semaine et d’avoir l’impression d’avancer sur la liste.

La méthode des blocs de temps

La méthode des blocs de temps consiste à diviser sa journée en segments dédiés à des tâches spécifiques. Plutôt que de passer d'une tâche à une autre de manière chaotique ou selon ce qui tombe dans son email, c’est une approche structurée et focalisée. Chaque bloc de temps est alloué à une tâche ou à un groupe de tâches similaires, pour améliorer sa concentration.

Quelques conseils préalables :

Cette méthode marche bien si tu ne vas pas être interrompue toutes les 5min (ce qui pour moi est souvent difficile). Maintenant j’ai adopté une méthode avec mon équipe et plusieurs fois dans la semaine j’arrive le matin en leur disant : je ne suis pas dispo avant midi sauf s’il y a le feu. Plage de 4 heures de blocs peinard.

Gérer ensuite les interruptions digitales : sortir de sa boite email, couper son Whatsapp ou autre messagerie et ne les regarder qu’une fois un bloc complété.

Pour moi, cette méthode marche encore mieux si je mets en début de journée les gros blocs bien chiants (passer une heure au téléphone avec la comptable, refaire une brochure, etc). Une fois que j’ai fait les gros blocs, récompense avec des petits blocs faciles.

Allez, on s'organise !

Les avantages que j’y trouve

Concentration : En se consacrant à une seule tâche pendant un bloc de temps défini, on réduit les interruptions et les distractions. Pour ma part je choisis la musique appropriée à la tâche (par exemple la comptabilité du mois va très bien avec le Requiem de Mozart, allez savoir pourquoi), j’ouvre les fichiers ou applications consacrées, je me mets en mode « vas-y la compta dans 2 heures je t’ai plié » et BAM j’attaque.

Moins de procrastination : planifier des blocs de temps avec ses tâches est un mini contrat moral avec moi-même. Une fois que je l’ai mis dans le calendrier (voir plus bas), alors si je l’ignore le bloc me regarde d’un sale œil.

Équilibre pro/perso : je trouve ça plus facile de se donner des pauses, récompense des blocs achevés. Je n’ai aussi aucun scrupule à mettre un bloc de 30min dans ma journée de travail pour « régler le truc chiant avec la banque » que je repousse depuis 3 semaines.

Efficacité : en quittant le bureau, je regarde mes 4 ou 5 blocs de la journée que j’ai dégommé, et je me donne une petite tape dans le dos de félicitation.

 

Bravo moi !

Comment utiliser la méthode des blocs de temps

Lister

Commence par identifier les tâches à accomplir. Classe-les par ordre de priorité et estime le temps nécessaire pour chacune. Mieux vaut voir plus large que pas assez, si on se crée du stress ça va un peu à l’inverse de ce qu’on essaie de faire.

Pour les tâches au long cours, prévoir des blocs étalés sur une période. Exemple : j’ai refait récemment le design du site web de ma boîte, je sais que j’en ai pour un mois de travail. J’ai découpé les tâches en plusieurs (refaire les textes, faire les traductions, refaire le design de telle et telle page) puis je colle plusieurs long blocs sur le mois.

Faire ses blocs de temps

Divise la journée en segments de 30 à 90 minutes, en fonction de la nature des tâches. Pense aussi à caler les gros blocs sur les moments de la journée qui correspondent le mieux: 1. en terme d’organisation du travail, si par exemple les réunions c’est souvent le matin mettre ses blocs l’après-midi 2. en fonction des moments de la journée où l'on est le plus efficace. Moi par exemple, je suis une machine de guerre entre 8 et 12h donc j'y mets les gros blocs pénibles, et l’après-midi je mets des blocs faciles, ou même pas de blocs.

Respecter ses blocs

Eh oui, ça marche si on respecte le planning qu’on s’est fixé. Il y a des outils pour ça, j’y reviendrai plus bas. Evidemment il est impossible de prévoir les urgences, les débordements et autres, mais autant que possible s’y tenir. J’essaye aussi de ne pas remplir mes journées de blocs, comme ça si j’échoue à finir un truc lundi, j’ai un peu de place mardi pour me recoller un bloc pour terminer la tâche.

Mettre des pauses

Entre chaque bloc, mettre des pauses. Aller boire un café, reposer ses yeux de l’écran, aller fumer sa clope ou ce qui vous fait plaisir.

Et évidemment, ajuster

Ca peut prendre un peu de temps de trouver son rythme, selon son type de boulot, son organisation et ses impératifs. Pour moi comme dit plus haut, j’ai souvent des blocs de 8h à midi et le reste du temps c’est pas ou peu de blocs, pour voir mon équipe, gérer des problèmes divers et variés, etc.

Outils pour les blocs de temps

Calendrier

Le calendrier de base peut très bien faire l’affaire. D’ailleurs en entreprise ça peut permettre de bloquer son temps de travail pour ne pas se faire inviter à des réunions…Google Calendar ou autre calendrier facile à gérer.

Pomodone

Une app qui permet de créer ses blocs de temps mais aussi d’importer ses tâches de tout un tas d’autres app telles que Evernote ou Trello.

Toggl

C’est une app qui permet de créer des blocs mais bien plus. Permet aussi de tracker son temps, celui d’autres personnes ou même de facturer ses clients au temps passé.

Notion

Si tu utilises déjà Notion, créer un calendrier est facile ou encore intégrer son calendrier Google dans Notion. Moi perso j’adore cette app et j’y stocke beaucoup de listes à accordéon pour des projets.

Voilà, j’espère que parmi vous cela sera utile à quelqu’un, n’hésitez pas à mettre des commentaires sur cet article si vous avez des suggestions ou d’autres outils !